Innkalling til 5. ordinære årsmøte i Malerhaugen veilag

Tid:

Onsdag 21. mars 2007 kl. 18.00

Sted:

Ensjøtun Bo- og Servicesenter, Malerhaugveien 10

Bare medlemmer har stemmerett på årsmøtet. Andre husstandsmedlemmer i eiendommene har møte- og uttalerett, men ikke stemmerett. Andre har ikke møterett.

Saksliste

Valg av ordstyrer
Valg av protokollfører
Godkjenning av innkalling, fullmakter og saksliste
Valg av protokollunderskrivere (styreleder pluss to valgte personer)
Årsmelding fra styret
Regnskap 2006
Arbeidsplan
Innkomne saker
Sak fra Malerhaugen Borettslag
Forslag til endring av vedtektene, fra styret
Budsjett 2007
Valg av styreleder
Valg av et styremedlem og varamedlem
Valg av en revisor
Valg av valgnemd

___________________________________________________________________________

Fullmakt

Undertegnede gir med dette ...........................................................................................
fullmakt til å møte og avgi stemme på mine vegne på det ordinære årsmøtet i
Malerhaugen Veilag dem 21. mars 2007

...........................................................................................
(underskrift)

Sak 5: Årsmelding til det 5. ordinære årsmøte i Malerhaugen Veilag

Valg

På årsmøtet 29. mars 2006 ble Knut J. Erstad valgt til å fortsette som leder. Erlend Norviken ble gjenvalgt som styremedlem for to år. Monica Koch og Hans Petter Fasteng sto ikke på valg. P.g.a. mangel på kandidater ble det ikke valgt varamedlem til styret.

Monica Koch trakk seg imidlertid fra styret rett etter valget, og styret har derfor det siste året bestått av Knut J. Erstad, Hans Petter Fasteng og Erlend Norviken. Som året før ble det ikke valgt valgnemd p.g.a. mangel på kandidater. Styret fikk fullmakt til å overta valgnemdens funksjon.

Styremøter

Styret har avholdt 4 styremøter i årsmøteperioden, samt et møte med Malerhaugen Borettslag. Møtet med de nye eiere av Strømsveien 78 var for å oppklare en del usikkerhet de hadde mht. sin deltagelse i Veilaget.

Befaring

Styret gjennomførte 30. april 2006 en befaring av veien for å vurdere om det forelå behov for kutting av trær eller fjerning av søppel som Veilaget skulle ta ansvar for. Det ble konkludert med at det var ingen umidllebare behov for å kutte grener av hensyn til fremkommelighet eller sikt langs veien, eller pga. strømledninger. Det var heller ikke noe søppel som var til sjenanse for bruk av veien.

Vedlikehold og drift

ISS Vaktmesterkompaniet har også i denne perioden vært engasjert til snøbrøyting, strøing og vårrengjøring av veien.

Parkeringsregulering

Samarbeidet med Parkeringssystemer AS om parkeringsregulering med parkeringsoblater har i hovedsak fungerte tilfredstillende i 2006 og er videreført i 2007.

I 2006 ble det ilagt 45 parkeringsgebyr, mot 37 i 2005 og 53 i 2004.

Parkeringsplassene ved gjerdet mot Ensjøveien 26

I samarbeid med berørte beboere i Lensmann Hiorths allè, så er styret i forhandlinger med Boligsameiet Ensjøveien 24-26 om avtale for bruk av disse plassene til parkering for Veilagets medlemmer.

Aktivitet i forhold til medlemmene

Informasjon

Veilaget har fortsatt egne internett-sider under hjemmesidene til Malerhaugen Vel, og Anita Larsen er fortsatt behjelpelig med å legge ut ny informasjon fra styret. Det siste året er det kun informasjon i forbindelse med årsmøte som er lagt ut av nyheter. Det burde også vært lagt ut informasjon om nye parkeringsoblater ved årskiftet, en forglemmelse som ble oppdaget under skrivingen av denne årsmeldingen. Utover dette har det ikke vært noe nytt å informere om.

Sak 6: regnskap

Bankinnskudd ved avslutning av forrige periode, 01.01.2006 kr 59.124,01
Inntekter kr 27.284,30
Totalt kr 86.408,31
Utgifter kr 25.812,10
Resultat kr 60.596,21

Spesifisering - inntekter Budsjettert

Medlemskontingent kr 27.200,00 kr 30.800 + 8.300 (utestående for 2006)
Renter kr 84,30
Totale inntekter kr 27.284,30 kr. 39.100

Spesifisering - utgifter

Bankgebyr kr 621,00

Totale utgifter kr 25.812,10 kr 30.500

Bankinnskudd 01.01.2007 kr 60.596,21

Kommentarer til årsresultatet

1) Kontingent

Det ble i 2006 betalt kr. 8.400 som gjaldt kontingent for 2005
For 2006 er kr. 9.900 innbetalt i 2007.

Halvparten av kontingenten til Strømsveien 78, kr. 2.100, er avskrevet. Dette skyldes at eiendommen skiftet eier i mai 2006, og de nye eierne fikk innvilget søknad om kun å betale halv kontingent.

2) Årsmøtet 2006 vedtok at styrehonorar for inneværende styreperiode skulle utbetales før jul, og at dette burde være regelen. Styret mener imidlertid at dette var for hastig vedtatt. Styrehonorar har nemlig hele tiden blitt utbetalt i slutten av styreperioden, rett før årsmøtet, "etter at jobben var utført". Det vesentlige, regnskapsmessig sett, er at det betales ut styrehonorar en gang i året.

Revisors godkjenning

Revisors godkjennelse av regnskapet vil bli fremlagt på årsmøtet.

Sak 7: Arbeidsplan

Forslag til arbeidsplan 2007

Drift av veien (brøyting, strøing, vårrengjøring)
Videreføring av oblatordeningen for parkering.

Sak 8: Inkommne saker

Det foreligger to saker.

8.1 Sak fra Malerhaugen Borettslag (Strømsveien 78):

"Strømsveien 78a og Strøsmveien 78b har veilagets vei som adkomst til sine boliger. Disse to oppgangene utgjør 21 av 29 leiligheter i
Malerhaugen 1 borettslag. Det er borettslaget som vil måtte betale kontigenten til veilaget for disse boligene hvert år, og det er meget
upraktisk å legge denne utgiften på bare noen av andelene i borettslaget i form av ekstraavgifter eller diffrensierte husleier. Derfor vil vi at alle boenhetene i Malerhaugen 1 borettslag, det vil si Strømsveien 78a, 78b og 78c, blir medlem av veilaget med de rettigheter og forpliktelser det innebærer, dog til en redusert årsavgift. Dette er alle små 1- og 2-romsleiligheter med forholdsvis lite eller ingen bruk av veilagets vei. Vi foreslår derfor at alle boenhetene i Malerhaugen 1 borettslag (29 stk) avkreves for halv kontigent til veilaget hvert år."

Styrets instilling:

Styret støtter intensjonen om lavere kontingentandel i forslaget fra Malerhaugen Borettslag. Men medlemmenes kontingentandel er en del av vedtektene, formulert i §2. Styret mener vedtektene bør være så enkle som mulig, og er dessuten skeptisk til å innføre begrepet "halv kontingent". Styret legger derfor fram følgende alternative forslag til vedtak:

Forslag til vedtak fra styret:

"Strømsveien 78 betaler f.o.m. 2007 bare kontingent for 14 husstander mot tidligere 21."

8.2 Sak fra styret.

Forslag til endring av vedtektene § 9 "Styrets sammensetning":

Første avsnitt foreslåes endret fra " Styret skal ha fem medlemmer og én vararepresentant." til " Styret skal ha tre medlemmer og én vararepresentant."

De to siste setningene i paragrafen foreslås strøket.

Sak 9: Budsjett

Forslag til budsjett for Malerhaugen Veilag 2007

Bankinskudd 01.01.2007 kr 60.596,21

Forventede bankinskudd 31.12.2007 kr 74.396,21

Sak 10-13: Valg

Valg av styreleder
Valg av styremedlemmer
Valg av revisor og vararevisor
Valg av valgnemd

Innstilling til valget vil bli fremlagt på årsmøtet..

Vi gjentar oppfordringen fra årsmøtevarselet tidligere i år om at interesserte kandidater tar kontakt med styret og/eller møter opp på Årsmøtet.